Komunikasi dalam Manajemen

Komunikasi Dalam Manajemen

A.    Definisi Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain".Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal

B.     Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar  sebagai berikut :

Pengirim pesan, penerima pesan  dan  pesan

Semua fungsi manajer melibatkan  proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :

                    

1.      Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

      Materi pesan dapat berupa :

a.       Informasi

b.      Ajakan

c.       Rencana kerja

d.      Pertanyaan dan sebagainya

2.      Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat       dipahami oleh  orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3.      Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4.      Mengartikan kode/isyarat

Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5.      Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari sipengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim

6.      Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung  yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain  didapat dari pengamatan pemberi balikan  terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan  menggambarkan perilaku penerima pesan  sebagai reaksi  dari pesan  yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan  kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7.      Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diterimanya.

C.     Hambatan Komunikasi

Berikut adalah hasil pengalaman dalam pelatihan komunikasi yang biasa saya laksanakan, hal-hal yang menghambat komunikasi yakni:

1. Hambatan fisik
Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena  fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.

Untuk mengatasi hambatan komunikasi terhadap nenek saya ini atau orang yang memiliki fungsi pendengaran yang kurang maka saya akan berbicara dengan ekspresi muka yang jelas dan suara lantang sehingga bisa “terbaca”. Atau, informasi dituliskan sehingga nenek langsung paham maksudnya.

Hambatan komunikasi juga bisa saja terjadi apabila salah satu pihak memerlukan bahasa isyarat seperti pada orang tuna wicara.

2. Hambatan kepribadian
Saya punya rekan kerja seorang pria yang sangat pemalu. Ia hanya berbicara seperlunya. Ia tidak punya sahabat dekat, saya pun dihitungnya sahabat baiknya. Ia mengatakan sudah beberapa kali mengikuti training “public speaking”. Ia berujar bahwa sulit baginya untuk memiliki topik pembicaraan dengan lawan jenis. Sifatnya yang minder dan pemalu akhirnya menjadi hambatannya saat kencan dengan wanita meski menurut saya, sahabat saya ini adalah pria rupawan.

Selain sifat pribadi di atas, orang-orang introvert juga cenderung mengalami kesulitan untuk membangun percakapan pertama kali.

Kepribadian seperti sanguinis tentu jarang mengalami hambatan berkomunikasi. Mereka biasanya selalu punya topik pembicaraan dalam benak mereka dan memiliki pribadi yang menarik komunikatif.

3. Hambatan usia
Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya. Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja.

Yang paling terkini misalnya, bagaimana anak remaja sekarang (:baca Alay) menggunakan kalimat-kalimat slank yang sulit dipahami oleh orang yang lebih tua. Kesenjangan usia memang harus dijembatani dengan baik sehingga pesan yang disampaikan tercapai.

Di sekolah, kerap saya menemukan ada upaya mediasi antara orangtua dengan anak melalui guru BP atau guru wali kelas agar tidak terjadi hambatan komunikasi antara orangtua siswa dengan siswa.

4. Hambatan budaya
Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.

Atau misalnya, di Thailand untuk mengucapkan kalimat “terimakasih” akan berbeda bila disampaikan perempuan menjadi “Kopunka” sedangkan apabila laki-laki menjadi “Kopunkap”.

Untuk budaya tertentu misalnya perempuan dalam berkomunikasi mendapat porsi nomor dua setelah ayah, suami dan kakak laki-laki.

5. Hambatan bahasa
Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.

Lain lagi saat saya kedatangan teman dari RRC yang hanya bisa bahasa ibu dan kami bersahabat untuk bertukar informasi satu sama lain. Saya tidak bisa bahasa mandarin. Dia tidak bisa bahasa Inggris dan sedikit mengerti bahasa Indonesia. Saya terkesan sekali saat kami merayakan hari ulang tahun bersama, saling mentraktir dan berkomunikasi dengan berbagai macam cara seperti menulis, gerakan tangan, menggambar, ekspresi muka hingga menggunakan alat peraga. Intinya adalah kita harus saling mendengarkan satu sama lain agar komunikasi terkesan “nyambung”.

Beberapa kali saya kesasar di negara orang pun, bekal saya dalam berkomunikasi dengan bahasa sebagai hambatan yakni membawa kamus, alat tulis, kertas, kalkukator dan alamat kita tinggal.

6. Hambatan kecakapan teknologi
Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Apa yang terjadi? Orangtua tidak bisa menangkap pesan SMS tersebut.

Kecakapan teknologi lainnya seperti penggunaan fitur-fitur handphone pintar yang tidak semua orang bisa menggunakannya.

Saya pernah mengalami hambatan komunikasi saat tawar menawar membeli sovenir. Jurus komunikasi saya cuma satu dalam tawar menawar, yakni bawa kalkulator. Saat sedang tawar menawar kalkulator di HP saya habis baterai. Atau, mau menggunakan google translate tetapi baterai HP mati.

7. Hambatan lingkungan alam dan kondisi sekitar.
Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara.

Lingkungan alam lain misalnya letak atau jarak pengirim pesan dengan penerima pesan yang berjauhan menyebabkan informasi tidak diterima dengan jelas

D.    Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif ; componential & situational.

Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima. Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.

1. Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2. Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.

E.     Model Pengolahan Informasi Komunikasi

Model Pengolahan Informasi pada dasarnya menitikberatkan dorongan-dorongan internal (datang dari dalam diri) manusia untuk memahami dunia dengan cara menggali dan mengorganisasikan data, merasakan adanya masalah dan mengupayakan jalan pemecahannya, serta mengembangkan bahasa untuk mengungkapkannya

Model pengolahan informasi dibawah ini ada 4 yaitu:

1.         Rational

Proses informasi adalah proses menerima, menyimpan dan mengungkap kembali informasi. Dalam proses pembelajaran, proses menerima informasi terjadi pada saat siswa menerima pelajaran. Proses menyimpan informasi terjadi pada saat siswa harus menghafal, memahami, dan mencerna pelajaran. Sedangkan proses mengungkap kembali informasi terjadi pada saat siswa menempuh ujian atau pada saat siswa harus menerapkan pengetahuan yang telah dimilikinya untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Selain itu perlu dikemukakan bahwa informasi masuk ke dalam kesadaran manusia melalui pancaindera, yaitu indera pendengaran, penglihaan, penciuman, perabaan, dan pengecapan. Informasi masuk ke kesadaran manusia paling banyak melalui indera pendengaran dan penglihatan. Berdasarkan alas an tersebut , maka media yang banyak digunakan adalah media audio, media visual, dan media audiovisual (gabungan media audio dan visual). Belakangan berkembang konsep multimedia, yaitu penggunaan secara serentak lebih daripada satu media dalam proses komunikasi, informasi dan pembelajaran. Konsep multimedia diasarkan atas pertimbangan bahwa penggunaan lebih dari pada satu media yang menyentuh banyak indera akan membuat proses komunikasi termasuk proses pembelajaran lebih efektif. Dalam proses komunikasi atau proses informasi (dan juga proses pembelajaran) sering dijumpai masalah atau kesulitan. Beberapa masalah dalam proses komunikasi, misalnya: Ditinjau dari pihak siswa: Kesulitan bahasa, sukar menghafal, terjadi distorsi atau ketidakjelasan, gangguan pancaindera, sulit mengungkap kembali, sulit menerima pelajaran, tidak tertarik terhadap materi yang dipelajari, dsb. Di tinjau dari pendidik, misalnya pendidik tidak mahir mengemas dan menyajikan materi pelajaran, faktor kelelahan, ketidak ajegan, dsb. Ditinjau dari pesan atau materi yang disampaiakan, misalnya: materi berada jauh dari tempat siswa, materi terlau kecil, abstrak, terlalu besar, berbahaya kalau disentuh.

2) Limited capacity

3) Expert

4) Cybernetic

F.      Model interaktif manajemen.

1.      Confidence

Dalam manajemen timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.

2.      Immediacy

Ini adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan

3.      Interaction management

Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan

4.      Expressiveness

Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

5.      Other-orientation

Dalam hal ini suatu manajemen organisasi berorientasi pada pegawai.

Sumber :

http://mengerjakantugas.blogspot.co.id/2012/06/proses-komunikasi-pengirim-pesan.html

http://fnibrass.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen-definisi_10.html

http://fnibrass.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen-definisi_10.html?view=magazine

https://liwunfamily.wordpress.com/2014/02/07/7-hambatan-komunikasi/

Mengendalikan fungsi manajemen dan kekuasaan & pengaruh

  A.   Mengendalikan fungsi manajemen

1.       Pengertian controlling (pengendalian)

Controling merupakan suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk menjamin hasil yang diharapkan.  Tampak seperti mengawasi bahwa segala sesuatunya berjalan secara tepat pada waktu yang tepat. Dikerjakan dengan baik, Hal ini menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

pengendalian (controlling) adalah suatu proses dan raingkaian kegiatan unruk mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencaa yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui. dengan demikian, apabila ada kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana dan tahapan, perlu diadakan suatu tindakan perbaikan (corrective action)

2.       Langkah-langkah controlling

a.       Menentukan tujuan dan standar

Ada 2 jenis standar:

1)      standar output: kuantitas, kualitas, biaya dan waktu;

2)      Standar input: kepatuhan terhadap peraturan, efisiensi sumber daya, dan ketepatan waktu kerja.

Cara menetapkan standar: standar historis, standar komparatif, dan standar perencanaan.

b.       Mengukur kinerja

Mengukur secara akurat kinerja yang sebenarnya terjadi.

c.       Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

d.       Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

3.       Tipe-tipe controlling dalam manajemen

a.       Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

b.       Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

c.       Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

d.       Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

4.       Membuat strategi controlling untuk organisasi

Perumusan  strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan penting, tetapi bagi perusahaan lainya memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya.

Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga, perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.Perumusan  strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru sedangkan pengendalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun. Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi. Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.

  B.   Kekuatan dan pengaruh

1.       Pengertian kekuasaan

 Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian.  Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

2.       Sumber-sumber kekuasaan

Kekuasaan tidak begitu saja diperoleh individu, ada 5 sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven, yaitu :

1.       Kekuasaan menghargai (reward power)

Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah. (bonus sampai senioritas atau persahabatan

2.       Kekuasaan memaksa (coercive power)

Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan. (teguran sampai hukuman).

3.       Kekuasaan sah (legitimate power)

Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai pada batas tertentu.

4.       Kekuasaan keahlian (expert power)

Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi. (professional atau tenaga ahli).

5.       Kekuasaan rujukan (referent power)

Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada indentifikasi pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi. (karisma,keberanian, simpatik dan lain-lain).

3.       Definisi pengaruh

pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 849), “Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang atau benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.”

Sementara itu, Surakhmad (1982:7) menyatakan bahwa pengaruh adalah kekuatan yang muncul dari suatu benda atau orang dan juga gejala dalam yang dapat memberikan perubahan terhadap apa-apa yang ada di sekelilingnya.

Jadi, dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengaruh merupakan suatu daya atau kekuatan yang timbul dari sesuatu, baik itu orang maupun benda serta segala sesuatu yang ada di alam sehingga mempengaruhi apa-apa yang ada di sekitarnya. 

4.       Pengaruh taktik

Untuk memahami komponen politik dari organisasi, mengkaji taktik dan strategi yang digunakan oleh seseorang atau subunit untuk meningkatkan peluangnya dalam memenangkan permainan politik, individu atau subunit dapat menggunakan beberapa taktik poltik untuk memperoleh kekuasaan dalam mencapai tujuan. Taktik memainkan politik dalam organisasi adalah sebagai berikut:

a.    Meningkatkan ketidakmampuan mengganti. Jika dalam suatu organisasi hanya ada satu-satunya orang atau subunit yang mampu melakukan tugas  yang dibutuhkan oleh subunit atau organisasi, maka ia atau subunit tersebut dikatakan sebagai memiliki ketidakmampuan mengganti.

b.    Dekat dengan manajer yang berkuasa. Cara lain untuk memperoleh kekuasaan adalah dengan mengadakan pendekatan dengan manajer yang sedang berkuasa.

c.    Membangun koalisi. Melakukan koalisi dengan individu atau subunit lain yang memiliki kepentingan yang berbeda merupakan taktik politik yang dipakai oleh manajer untuk memperoleh kekuasaan untuk mengatasi konflik sesuai dengan keinginanya.

d.    Mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Dua taktik untuk mengendalikan proses pengambilan keputusan agar penggunaan kekuasaan nampaknya memiliki legitimasi dan sesuai dengan kepentingan organisasi yaitu mengendalikan agenda dan menghadirkan ahli dari luar.

e.    Menyalahkan atau menyerang pihak lain. Manajer biasanya melakukan ini jika ada sesuatu yang tidak beres atau mereka tidak dapat menerima kegagalannya dengan cara menyalahkan pihak lain yang mereka anggap sebagai pesaingnya.

f.     Memanipulasi informasi. Taktik lain yang sering dilakukan adalah manipulasi informasi. Manajer menahan informasi, menyampaikan informasi kepada pihak lain secara selektif, mengubah informasi untuk melindungi dirinya.

g.    Menciptakan dan menjaga image yang baik. Taktik positif yang sering dilakukan adalah menjaga citra yang baik dalam organisasi tersebut. Hal ini meliputi penampilan yang baik, sopan, berinteraksi dan menjaga hubungan baik dengan semua orang, menciptakan kesan bahwa mereka dekat dengan orang-orang penting dan hal yang sejenisnya.

Selain itu sejumlah studi telah mengidentifikasi kategori perilaku mempengaruhi yang proaktif yang disebut sebagai taktik mempengaruhi, antara lain :

Ø  Persuasi Rasional

Pemimpin menggunakan argumentasi logis dan bukti faktual untuk mempersuasi pengikut   bahwa suatu usulan adalah masuk akal dan kemungkinan dapat mencapai sasaran.

Ø  Permintaan Inspirasional

Pemimpin membuat usulan yang membangkitkan entusiasme pada pengikut dengan menunjuk pada nilai-nilai, ide dan aspirasi pengikut atau dengan meningkatkan rasa percaya diri dari pengikut.

Ø  Konsultasi

Pemimpin mengajak partisipasi pengikut dalam merencanakan sasaran, aktivitas atau perubahan yang untuk itu diperlukan dukungan dan bantuan pengikut atau pemimpin bersedia memodifikasi usulan untuk menanggapi perhatian dan saran dari pengikut.

Ø  Menjilat

Pemimpin menggunakan pujian, rayuan, perilaku ramah-tamah, atau perilaku yang membantu agar pengikut berada dalam keadaan yang menyenangkan atau mempunyai pikiran yang menguntungkan pemimpin tersebut sebelum meminta sesuatu.

Ø  Permintaan Pribadi

Pemimpin menggunakan perasaan pengikut mengenai kesetiaan dan persahabatan terhadap dirinya ketika meminta sesuatu.

Ø  Pertukaran

Pemimpin menawarkan suatu pertukaran budi baik, memberi indikasi kesediaan untuk membalasnya pada suatu saat nanti, atau menjanjikan bagian dari manfaat bila pengikut membantu pencapaian tugas.

Ø  Taktik Koalisi

Pemimpin mencari bantuan dari orang lain untuk mempersuasi pengikut agar melakukan sesuatu atau menggunakan dukungan orang lain sebagai suatu alasan bagi pengikut untuk juga menyetujuinya.

Ø  Taktik Mengesahkan

Pemimpin mencoba untuk menetapkan validitas permintaan dengan menyatakan kewenangan atau hak untuk membuatnya atau dengan membuktikan bahwa hal itu adalah konsisten dengan kebijakan, peraturan, praktik atau tradisi organisasi.

Ø  Menekan

Pemimpin menggunakan permintaan, ancaman, seringnya pemeriksaan, atau peringatan-peringatan terus menerus untuk mempengaruhi pengikut melakukan apa yang diinginkan.

 Sumber :

https://xamthonelampung.files.wordpress.com/2011/08/pertemuan-ke-vii-pengawasan.pdf

Arolyn Bourdeaux and Grace Chikoto. Legislative Influence on Perfiormance Management Reform. Public Administration review. Mar/Apr 2008. p53.

Thoha, Miftah. 2003. Kepemimpinan dalam Suatu Manajemen: Suatu Pendekatan Perilaku. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Winardi. 1990. Kepemimpinan dalam Manajemen. Bandung: Rineka Cipta.

Pengorganisasian struktur manajemen dan Actuating dalam manajemen

A. Pengorganisasian struktur manajemen

1. Struktur organisasi dalam suatu susunan atau hubungan antara komponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengauh juga kepada organisasi tersebut.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang manajemen. Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :
a. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengakibatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, sekolah, negara dan lain sebagainnya.

b. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lenih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung bareng teman-eman, dan lain-lain.

3. Maanfat struktu fungsional dan struktur divisional
Struktu Fungsional

• Mempergunakan sumber daya  khusu secara efisien
• Supervisi dapat dilakukan lebih mudah
• Mengembangkan keahlian fungsional
• Mudah memobilitasi keterampilan khusus
• Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis
• Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

Struktur Divisional

• Pekerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan
• Keputusan lebih cepat
• Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja
• Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan
• Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis
• Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

4. Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Sedangkan kekurangan struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

5. Contoh kasus, perbedaan pendapat antar anggota. Perbedaan pendapat dalam organisasi sudah bukan hal yang asing lagi dan pasti akan terjadi disaat dalam ketika ingin membuat sesuatu acara atau ingin membuat lainnya. Ego yang tinggi satu sama lain dapat menimbulkan amarah dan tidak membuat organisasinya itu menjadi kompak. Saran, mempunyai suatu pegangan adalah hal wajar dan baik. Tetapi bukan berarti kita menaikkan ego kita sendiri, dalam organisasi sama saja dengan bermusyawarah. Sebuah acara akan berjalan dengan sukses bila adanya kesepakatan bersama atau kekompakkan tanpa ada ego satu sama lain. Dan ketua organisasi itu tersebut juga harus tegas dalam mengambil keputusan yang tepat. Dalam organisasi pun juga bisa membuat kita belajar menghargai pendapat orang lain bukan hanya untuk mencari pengalaman saja.

B. Actuating dalam Manajemen
Actuatung  adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang membutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tersebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakan kearah itu. Seperti: Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi, dan conseling (nasehat).

2. Pentingnya Actuating dalam organisasi
Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerjaa organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip Actuating dalam Manajemen
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisai. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahn yaitu:

• Prinsip mengarah kepada tujuan
• Prinsip keharmonisasi dengan tujuan
• Prinsip kesatuan komando

Daftar Pustaka
http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html
http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html
http://fitria-inasya.blogspot.co.id/2013/11/manfaat-kelebihan-kekurangan-dari.html

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dan-pentingnya-actuating.html

Manajemen dan Organisasi

Definisi Manajemen Menurut Para Ahli

• James A.F Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

• Lawrence A. Appley, manajemen adalah suatu seni untuk mencapai tujuan tertentu lewat usaha yang dilakukan oleh orang lain.

• Horold Koont dan Cynil O'Donnel, manajemen adalah suatu usaha untuk mencapai tujuan lewat kegiatan orang lain.

• Wilson Bangun, manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang dikerjakan oleh para anggota organisasi agar tujuan dapat tercapai dengan rangkaian yang teratur dan tersusun baik.

• Stoner, manajemen adalah suatu proses dalam membuat perencanaan, pengorganisasian, mengendalikan dan memimpin segala macam usaha daripada anggota organisasi dan menggunakan segala sumber daya organisasi dalam mencapai sasaran.

Apa itu Kepemimpinan

- Kemampuan mempengaruhi orang lain, dalam hal ini bawahan atau kelompok
- Kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau orang lain
- Untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok


Definisi Planning/Perencanaan

• Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah di tentukan.

• Garth N. Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

1. Merumuskan Misi dan Tujuan

Usaha sistematis formasi untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan, sasaran-sasaran kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

    2.  Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

    3.  Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diindentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disitu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

    4.  Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

- Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat dipilih.

- Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.

- Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paaling cocok dan baik diantara alternatif lain.

Manfaat Perencanaan Dalam Manajemen

a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama.

c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

d. Pemilihan berbagai alternatif terbaik.

e. Standar pelaksanaan dan pengawasan.

f. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

g. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

h. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

i. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

j. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k. Menghemat waktu, usaha dan dana.

Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

a. Menurut jangka waktunya
    Perencanaan dapat dikelompokkan menjadi:
    - Perencanaan jangka panjang
    - Perencanaan jangka pendek

b. Menurut ruang lingkupnya
    Perencanaan dapat dibagi menjadi 3 macam:
    - Perencanaan fisik
    - Perencanaan fungsional
    - Perencanaan menyeluruh

Perencanaan Sebuah Organisasi

Karang Taruna

Karang Taruna adalah suatu organisasi kepemudaan yang ada di Indonesia dan merupakan sebuah wadah atau tempat pengembangan jiwa sosial generasi muda, karang taruna tumbuh atas kesadaran dan rasa tanggung jawab sosial dari masyarakat dan untuk masyarakat itu sendiri khususnya generasi muda yang ada di suatu wilayah desa kelurahan atau komunitas sosialn yang sederajat, terutama bergerak pada bidang-bidang kesejahteraan sosial. Contoh dalam bidang ekonomi, olahraga, keterampilan, keagamaan dan kesenian sesuai dengan tujuan didirikannya karang taruna untuk memberikan pembinaan dan pemberdayaan kepada para remaja yang ada dalam suatu desa atau wilayah itu sendiri. Sebagai organisasi sosial kepemudaan karang taruna merupakan wadah atau tempat pembinaan dan pengembangan dalam upaya mengembangkan kegiatan ekonomi, sosial, budaya dengan pemanfaatan semua potensi yang ada dilingkungan masyarakat baik sumber daya manusia dan sumber daya alam itu sendiri yang telah tersedia.

Visi

Mewujudkan generasi muda yang berilmu pengetahuan, kreatif, tangguh, mandiri dan bertanggung jawab.

Misi

- Mengangkat nilai-nilai seni, budaya dan olahraga.

- Kepedulian terhadap lingkungan sosial masyarakat.

- Turut berpatisipasi dalam upaya peningkatan derajat kesehatan melalui perilaku hidup bersih dan sehat serta melakukan upaya antisipasi dalam rangka  menjaga dan melestarikan lingkungan hidup.

Strategi

- Mengadakan event setiap tahunnya terutama dalam rangka hari-hari nasional.

- Melibatkan peran warga masyarakat dalam setiap program kerja yang telah disusun.

- Melibatkan peran semua anggota anggota karang taruna dalam setiap program kerja yang telah disusun.

- Menjalin kerjasama dengan pihak kepengurusan untuk progam yang telah disusun.



Referensi

http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-fungsi-dan-sejarah.html#_
http://informasiana.com/pengertian-manajemen-menurut-para-ahli/
http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-dan-fungsi-manajemen.html
http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/10/definisi-perencanaan-planning-dan.html
https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/10/pengertian-perencanaan-planning-dan-langkah-langkahnya/
http://labibahrukmana.blogspot.co.id/2013/10/manfaat-perencanaan.html
https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/16/manfaat-perencanaan-planning-dan-jenis-perencanaan-dalam-organisasi/