Komunikasi Dalam
Manajemen
A.
Definisi Komunikasi
Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi,
dan masyarakat menciptakan,
dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan
orang lain".Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal
yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.Apabila tidak ada bahasa verbal yang
dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan
menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum,
menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi
dengan bahasa nonverbal
B.
Proses Komunikasi
Komunikasi
merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
Pengirim
pesan, penerima pesan dan pesan
Semua
fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat
dilihat pada skema dibawah ini :
1. Pengirim
pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah
orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan
harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan
yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau
diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal
atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/
isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya
dapat dipahami oleh orang lain.
Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan
anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan
penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku
atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk
penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman,
telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan
yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4. Mengartikan
kode/isyarat
Setelah pesan
diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si
penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan
tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima
pesan
Penerima pesan adalah
orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam
bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh
pengirim
6. Balikan
(feedback)
Balikan adalah isyarat
atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal
maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak
pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau
pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman
yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang
lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan
pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas
pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau
tidak
Balikan yang diberikan
oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap
perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan
perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang
diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat
menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan
merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh
dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi
hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal
yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima
salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
C.
Hambatan Komunikasi
Berikut adalah hasil pengalaman dalam
pelatihan komunikasi yang biasa saya laksanakan, hal-hal yang menghambat
komunikasi yakni:
1. Hambatan fisik
Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.
Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.
Untuk mengatasi hambatan komunikasi
terhadap nenek saya ini atau orang yang memiliki fungsi pendengaran yang kurang
maka saya akan berbicara dengan ekspresi muka yang jelas dan suara lantang
sehingga bisa “terbaca”. Atau, informasi dituliskan sehingga nenek langsung
paham maksudnya.
Hambatan komunikasi juga bisa saja
terjadi apabila salah satu pihak memerlukan bahasa isyarat seperti pada orang
tuna wicara.
2. Hambatan kepribadian
Saya punya rekan kerja seorang pria yang sangat pemalu. Ia hanya berbicara seperlunya. Ia tidak punya sahabat dekat, saya pun dihitungnya sahabat baiknya. Ia mengatakan sudah beberapa kali mengikuti training “public speaking”. Ia berujar bahwa sulit baginya untuk memiliki topik pembicaraan dengan lawan jenis. Sifatnya yang minder dan pemalu akhirnya menjadi hambatannya saat kencan dengan wanita meski menurut saya, sahabat saya ini adalah pria rupawan.
Saya punya rekan kerja seorang pria yang sangat pemalu. Ia hanya berbicara seperlunya. Ia tidak punya sahabat dekat, saya pun dihitungnya sahabat baiknya. Ia mengatakan sudah beberapa kali mengikuti training “public speaking”. Ia berujar bahwa sulit baginya untuk memiliki topik pembicaraan dengan lawan jenis. Sifatnya yang minder dan pemalu akhirnya menjadi hambatannya saat kencan dengan wanita meski menurut saya, sahabat saya ini adalah pria rupawan.
Selain sifat pribadi di atas,
orang-orang introvert juga cenderung mengalami kesulitan untuk membangun
percakapan pertama kali.
Kepribadian seperti sanguinis tentu
jarang mengalami hambatan berkomunikasi. Mereka biasanya selalu punya topik
pembicaraan dalam benak mereka dan memiliki pribadi yang menarik komunikatif.
3. Hambatan usia
Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya. Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja.
Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya. Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja.
Yang paling terkini misalnya, bagaimana
anak remaja sekarang (:baca Alay) menggunakan kalimat-kalimat slank yang sulit
dipahami oleh orang yang lebih tua. Kesenjangan usia memang harus dijembatani
dengan baik sehingga pesan yang disampaikan tercapai.
Di sekolah, kerap saya menemukan ada
upaya mediasi antara orangtua dengan anak melalui guru BP atau guru wali kelas
agar tidak terjadi hambatan komunikasi antara orangtua siswa dengan siswa.
4. Hambatan budaya
Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.
Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.
Atau misalnya, di Thailand untuk
mengucapkan kalimat “terimakasih” akan berbeda bila disampaikan perempuan
menjadi “Kopunka” sedangkan apabila laki-laki menjadi “Kopunkap”.
Untuk budaya tertentu misalnya perempuan
dalam berkomunikasi mendapat porsi nomor dua setelah ayah, suami dan kakak
laki-laki.
5. Hambatan bahasa
Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.
Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.
Lain lagi saat saya kedatangan teman
dari RRC yang hanya bisa bahasa ibu dan kami bersahabat untuk bertukar
informasi satu sama lain. Saya tidak bisa bahasa mandarin. Dia tidak bisa
bahasa Inggris dan sedikit mengerti bahasa Indonesia. Saya terkesan sekali saat
kami merayakan hari ulang tahun bersama, saling mentraktir dan berkomunikasi
dengan berbagai macam cara seperti menulis, gerakan tangan, menggambar,
ekspresi muka hingga menggunakan alat peraga. Intinya adalah kita harus saling
mendengarkan satu sama lain agar komunikasi terkesan “nyambung”.
Beberapa kali saya kesasar di negara
orang pun, bekal saya dalam berkomunikasi dengan bahasa sebagai hambatan yakni
membawa kamus, alat tulis, kertas, kalkukator dan alamat kita tinggal.
6. Hambatan kecakapan teknologi
Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Apa yang terjadi? Orangtua tidak bisa menangkap pesan SMS tersebut.
Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Apa yang terjadi? Orangtua tidak bisa menangkap pesan SMS tersebut.
Kecakapan teknologi lainnya seperti
penggunaan fitur-fitur handphone pintar yang tidak semua orang bisa
menggunakannya.
Saya pernah mengalami hambatan
komunikasi saat tawar menawar membeli sovenir. Jurus komunikasi saya cuma satu
dalam tawar menawar, yakni bawa kalkulator. Saat sedang tawar menawar
kalkulator di HP saya habis baterai. Atau, mau menggunakan google translate
tetapi baterai HP mati.
7. Hambatan lingkungan alam dan kondisi
sekitar.
Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara.
Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara.
Lingkungan alam lain misalnya letak atau
jarak pengirim pesan dengan penerima pesan yang berjauhan menyebabkan informasi
tidak diterima dengan jelas
D.
Definisi Komunikasi Interpersonal
Efektif ; componential & situational.
Komunikasi dalam
organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu
penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan
dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward
communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication).
Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan
pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus
efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun
berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan
kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang
dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari
adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui
suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima. Adapun komunikasi
interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu
componential dan situational.
1. Componential
Menjelaskan komunikasi
antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah
penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan
berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan
segera.
2. Situasional
Interaksi tatap muka
antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang
mendukung disekitarnya.
E.
Model Pengolahan Informasi Komunikasi
Model Pengolahan
Informasi pada dasarnya menitikberatkan dorongan-dorongan internal (datang dari
dalam diri) manusia untuk memahami dunia dengan cara menggali dan
mengorganisasikan data, merasakan adanya masalah dan mengupayakan jalan
pemecahannya, serta mengembangkan bahasa untuk mengungkapkannya
Model pengolahan
informasi dibawah ini ada 4 yaitu:
1. Rational
Proses informasi
adalah proses menerima, menyimpan dan mengungkap kembali informasi. Dalam
proses pembelajaran, proses menerima informasi terjadi pada saat siswa menerima
pelajaran. Proses menyimpan informasi terjadi pada saat siswa harus menghafal,
memahami, dan mencerna pelajaran. Sedangkan proses mengungkap kembali informasi
terjadi pada saat siswa menempuh ujian atau pada saat siswa harus menerapkan
pengetahuan yang telah dimilikinya untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
kehidupan sehari-hari. Selain itu perlu dikemukakan bahwa informasi masuk ke
dalam kesadaran manusia melalui pancaindera, yaitu indera pendengaran,
penglihaan, penciuman, perabaan, dan pengecapan. Informasi masuk ke kesadaran
manusia paling banyak melalui indera pendengaran dan penglihatan. Berdasarkan
alas an tersebut , maka media yang banyak digunakan adalah media audio, media
visual, dan media audiovisual (gabungan media audio dan visual). Belakangan
berkembang konsep multimedia, yaitu penggunaan secara serentak lebih daripada
satu media dalam proses komunikasi, informasi dan pembelajaran. Konsep
multimedia diasarkan atas pertimbangan bahwa penggunaan lebih dari pada satu
media yang menyentuh banyak indera akan membuat proses komunikasi termasuk
proses pembelajaran lebih efektif. Dalam proses komunikasi atau proses
informasi (dan juga proses pembelajaran) sering dijumpai masalah atau
kesulitan. Beberapa masalah dalam proses komunikasi, misalnya: Ditinjau dari
pihak siswa: Kesulitan bahasa, sukar menghafal, terjadi distorsi atau
ketidakjelasan, gangguan pancaindera, sulit mengungkap kembali, sulit menerima
pelajaran, tidak tertarik terhadap materi yang dipelajari, dsb. Di tinjau dari
pendidik, misalnya pendidik tidak mahir mengemas dan menyajikan materi
pelajaran, faktor kelelahan, ketidak ajegan, dsb. Ditinjau dari pesan atau
materi yang disampaiakan, misalnya: materi berada jauh dari tempat siswa,
materi terlau kecil, abstrak, terlalu besar, berbahaya kalau disentuh.
2) Limited capacity
3) Expert
4) Cybernetic
F.
Model interaktif manajemen.
1. Confidence
Dalam manajemen
timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat
membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan
pengertian.
2. Immediacy
Ini adalah model
organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak
membosankan
3. Interaction
management
Adanya berbagai
interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada
berbagai pihak yang bersangkutan
4. Expressiveness
Mengembangkan suatu
komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.
5. Other-orientation
Dalam hal ini suatu
manajemen organisasi berorientasi pada pegawai.
Sumber :
